Trazabilidad completa para atender observaciones de auditoría

Cada año fiscal, el Consejo Nacional de Fomento Educativo (CONAFE) es sujeto de auditorías realizadas por la Auditoría Superior de la Federación, el Órgano Interno de Control y despachos externos. De estos procesos se derivan observaciones y recomendaciones de distinta naturaleza, complejidad y nivel de riesgo, cuya atención puede involucrar a una o varias áreas administrativas y extenderse desde unos cuantos días hasta varios meses.

El desafío no era únicamente almacenar información. Era necesario ordenar un proceso en el que intervenían distintos actores, conservar el expediente de cada observación, conocer con precisión qué acciones se habían realizado, identificar pendientes y dar seguimiento a todo el trayecto hasta su resolución y dictaminación. A ello se sumaba el seguimiento de acuerdos derivados de reuniones con autoridades y el cuerpo de gobierno.

Para responder a esta necesidad se desarrolló SORSA, un sistema web tipo workflow construido en Adobe ColdFusion. De acuerdo con su rol, cada participante podía registrar la información y las respuestas que le correspondían dentro del proceso. De esta forma, el sistema acompañaba a cada observación o recomendación desde su emisión, pasando por las acciones de atención y seguimiento, hasta llegar a su resolución y eventual dictaminación como atendida.

Un workflow institucional de principio a fin

Los términos de referencia planteaban como objetivo sistematizar en un entorno de red toda la información generada durante el seguimiento de las observaciones y recomendaciones, favorecer un trabajo más eficaz y coordinado, y brindar acceso oportuno y confiable al expediente de cada caso. SORSA cubrió esos requerimientos y los convirtió en una herramienta operativa para gestionar el proceso, consultar información actualizada y visualizar su avance mediante tableros de control.

Flujo de trabajo diferenciado por roles y responsabilidades dentro del proceso de atención

Trazabilidad de cada observación o recomendación desde su emisión hasta su resolución y dictaminación

Expedientes ordenados y actualizados con el historial de respuestas y acciones realizadas

Tableros de control para consultar de forma ágil el estado y avance de observaciones y acuerdos

Seguimiento adicional a los acuerdos derivados de reuniones con autoridades y el cuerpo de gobierno

SORSA convirtió un seguimiento administrativo complejo en un proceso estructurado y verificable. Al concentrar la información, ordenar la participación de los distintos actores y conservar el historial de cada caso, la solución facilitó el control de plazos, la coordinación entre áreas y la atención oportuna de los requerimientos. Más que digitalizar documentos, permitió trasladar a una herramienta informática la lógica completa del procedimiento institucional, fortaleciendo la capacidad de seguimiento, la rendición de cuentas y la memoria del proceso.